Электронный кадровый документооборот на платформе «Работа в России»

Постановлением Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 утверждены Правила функционирования единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (далее — Правила, ЕЦП).

В том числе Правилами определены особенности осуществления электронного кадрового документооборота в рамках ЕЦП.

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений, электронный кадровый документооборот (ЭКД) — это создание, подписание, использование, хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ст. 22.1 Трудового кодекса РФ).

Вести ЭКД, осуществлять взаимодействие между работником и работодателем можно с помощью (ст. 22.1 Трудового кодекса РФ):

• единой цифровой платформы «Работа в России»;
• информационной системы работодателя (далее — ИС работодателя).

Рассмотрим, что нужно знать работодателю по данному вопросу.

Общие положения о ЕЦП «Работа в России»

ЕЦП «Работа в России» состоит из федерального и регионального сегмента (п. 12 Правил).

Федеральный сегмент включает в себя такие подсистемы, как «Общероссийская база вакансий», «Интернет-портал „Работа в России“», «Личный кабинет соискателя (работника)», «Личный кабинет работодателя», «Электронный кадровый документооборот» и др. (п. 13 Правил).

Доступ к ЕЦП осуществляется через авторизацию в Единой системе идентификации и аутентификации (п. 9, п. 10 Правил).

Участниками ЕЦП являются не только работодатель и работник, но также и федеральные и региональные органы исполнительной власти, органы службы занятости, образовательные организации, кадровые агентства, общественные организации и профессиональные сообщества, реализующие проекты в сфере труда и занятости (п. 17 Правил).

Посредством ЕЦП «Работа в России» обеспечиваются создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником, лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (п. 60 Правил).

Иными словами, ЕЦП позволяет сторонам трудовых отношений вести ЭКД.

Подсистема ЕЦП «Электронный кадровый документооборот»

Взаимодействие работника и работодателя в ЕЦП происходит через подсистему «Электронный кадровый документооборот» (п. 61 Правил).

При этом доступ к электронным документам, созданным и подписанным посредством подсистемы «Электронный кадровый документооборот», для лиц, поступающих на работу, и работников может обеспечиваться в том числе посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (Госуслуги) (п. 61 Правил).

Электронные документы создаются в соответствии с едиными требованиями к составу и форматам электронных документов (п. 62 Правил).

На настоящий момент такие требования еще не утверждены. Задача по их разработке и утверждению возложена на Минтруд, а также на Минцифры и Росархив.

При подписании электронных документов посредством единой цифровой платформы работодатель может использовать (п. 63 Правил):

• усиленную квалифицированную электронную подпись;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре электронного правительства.

В свою очередь, работник или лицо, поступающее на работу, могут использовать (п. 64 Правил):

• усиленную квалифицированную электронную подпись;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре электронного правительства;
• простую электронную подпись, ключ которой получен при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Электронные документы хранятся в подсистеме «Электронный кадровый документооборот» (п. 65 Правил).

Доступ к электронным документам имеют:

• лицо, поступающее на работу (работник) — через подсистему «Личный кабинет соискателя (работника)»;
• работодатель — через подсистему «Личный кабинет работодателя».

В процессе электронного документооборота на ЕЦП обеспечивается (п. 66 Правил):

• фиксация фактов получения лицом, поступающим на работу, работником и работодателем электронных документов;
• возможность выгрузки электронных документов;
• возможность взаимодействия единой цифровой платформы с информационной системой работодателя для автоматизированной выгрузки и загрузки электронных документов.

Более подробный регламент использования подсистемы «Электронный кадровый документооборот» также будет утвержден Минтрудом России.

Подробнее об ЭКД и особенностях его ведения в организации читайте в системе «Помощник кадровика: Эксперт» в справке «Электронный кадровый документооборот (ЭКД)».

У вас еще не установлена система «Помощник кадровика: Эксперт»?