Как перевести сотрудников на дистанционную работу?

В условиях введения ограничительных мер из-за коронавируса многие компании переводят своих сотрудников на дистанционную работу. Как это сделать и что работодателю нужно обязательно учесть, рассмотрим ниже.

Что такое дистанционная работа?

Дистанционная работа — это работа вне места нахождения работодателя и вне территории, находящейся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником Интернета, иных информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования*.

* Ч.1 ст.312.1 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. Особенности регулирования их труда установлены в главе 49.1 ТК РФ. При этом не запрещается переводить уже работающих в компании работников на дистанционную работу.

Как перевести сотрудников на дистанционную работу?

Порядок перевода на дистанционную работу зависит от того, согласен ли сотрудник работать дистанционно.

Если работник не готов трудиться удаленно, работодатель может инициировать изменение условий трудового договора в порядке, установленном ст.74 ТК РФ, со ссылкой на причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда. Однако это сложно и долго, поскольку придется уведомлять работника о предстоящих изменениях письменно не позднее чем за два месяца, предлагать иные вакансии. Отказ от работы в измененных условиях влечет увольнение работника, что может закончиться для работодателя трудовым спором.

Вот почему в сложившейся с коронавирусом ситуации лучше добиться от работника согласия на перевод.

Если работник готов трудиться дистанционно, то необходимо внести изменения в заключенный между сторонами трудовой договор, оформив дополнительное соглашение к нему*. Не лишним будет также получить от сотрудника заявление о переводе на дистанционную работу. Расторгать прежний трудовой договор и оформлять новый с условием о дистанционной работе не требуется.

* Ст.72 ТК РФ.

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору работодатель издает приказ о переводе работника на дистанционную работу и вносит соответствующие сведения в личную карточку работника.

Что нужно учесть при переводе на дистанционную работу?

Дистанционная работа имеет свою специфику, которая должна быть принята во внимание при переходе на удаленный формат ведения бизнеса. Работодатель сможет избежать многих потенциальных проблем, если четко определит в дополнительном соглашении о переводе на дистанционную работу, помимо очевидных условий о том, что работа является дистанционной, следующие моменты:

1. Место исполнения обязанностей

Сотрудник будет работать вне места нахождения работодателя. При этом трудовой договор должен содержать сведения о месте дистанционной работы, в котором сотрудник непосредственно исполняет свои обязанности**. В дополнительном соглашении можно указать, что местом осуществления трудовой функции является место фактического проживания работника по определенному адресу. Допускается ссылка на какой-либо населенный пункт, если для работодателя это имеет значение.

** Письмо Роструда от 07.10.2013 N ПГ/8960-6-1 «О дистанционной работе».

2. Механизм взаимодействия между работником и работодателем

Следует заранее определить, каким образом и с помощью чего работодатель будет ставить задачи, контролировать качество работы сотрудника, вести учет рабочего времени. Целесообразно предусмотреть, что работник должен отвечать на звонки, письма, иные сообщения в рабочее время, подтверждать получение документов от работодателя, выходить на связь с определенной периодичностью, направлять отчеты о проделанной работе по электронной почте и т.д. Нужно решить, будут ли стороны использовать специальные программы для учета рабочего времени, электронную подпись при обмене документами.

3. Средства для работы

Необходимо указать в дополнительном соглашении, как сотрудник обеспечивается оборудованием (например, компьютером, принтером, телефоном), программным обеспечением, средствами защиты информации, необходимыми для работы.

Если все это предоставляет работодатель, то нужно установить порядок и сроки предоставления, обязанности работника при использовании имущества работодателя. Если работник планирует работать на своем оборудовании, следует прописать в дополнительном соглашении размер, порядок и сроки выплаты компенсации работнику за использование личного имущества. Порядок возмещения иных расходов, связанных с выполнением дистанционной работы, также нужно определить в дополнительном соглашении.

4. Режим рабочего времени

По общему правилу, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Если данный вариант не подходит работодателю, то следует закрепить в дополнительном соглашении условие о режиме рабочего времени работника, приемлемом для работодателя.

5. Основания для увольнения

Трудовой договор с дистанционным работником прекращается по общим основаниям, установленным в ТК РФ*. Однако можно предусмотреть и дополнительные основания для увольнения сотрудника по инициативе работодателя**, например, в связи с ненаправлением отчетов о проделанной работе.

* Ст.77, ч.3 ст.312.1 ТК РФ.

** Ч.1 ст.312.5 ТК РФ.

6. Срок перевода

Следует решить, будет ли перевод постоянным или временным. Срочный характер перевода целесообразен, если компания планирует работать в удаленном формате на период действия ограничительных мер из-за коронавируса. Можно установить, что работник переводится на дистанционную работу на определенный период, по истечении которого действие дополнительного соглашения прекращается, а работнику предоставляется работа на прежних условиях.

Может ли дистанционный сотрудник время от времени работать в офисе?

Дистанционный работник может работать в офисе работодателя, однако такая поездка будет являться служебной командировкой***.

*** Ч.1 ст.166 ТК РФ, письмо Минтруда России от 09.06.2017 N 14-2/ООГ-4733.

Если у вас возникли вопросы в отношении этого сообщения, пожалуйста, свяжитесь:

Кирилл Саськов

Партнер, руководитель корпоративной и арбитражной практики
моб. тел.: +7(921) 748-03-56 тел.: +7(812) 602-02-25
kirill.saskov@kachkin.ru

Ольга Дученко

Старший юрист корпоративной и арбитражной практики
моб. тел.: +7(951) 659-25-55 тел.: +7(812) 602-02-25
olga.duchenko@kachkin.ru

Источник: АБ «Качкин и Партнеры», www.kachkin.ru

Оставайтесь дома, работайте онлайн вместе с «Техэксперт»! Получайте самую свежую информацию из официальных источников!